Nemcsak a technikai eszközök (hangosítás, fénytechnika, vetítés, mikrofon, zenelejátszás), hanem a papírmunka is kulcsszerepet játszik. Egy profi rendezvényszervezőnek mindig kéznél kell lennie a legfontosabb információknak, dokumentumoknak és eszközöknek.
Alapvető irodai mini kellékek:
Jegyzetfüzet, toll, marker és filc.
Programterv, forgatókönyv, kontaktlista.
Névjegykártyák, jegyek, belépők, beléptető karszalagok.
Ragasztócímkék a gyors azonosításhoz.
A rendezvényszervezés során sokszor pillanatok alatt kell dönteni – és ehhez a pontos információ, a jól látható terv és a rendezett adminisztráció nélkülözhetetlen.
A legtapasztaltabb rendezvényszervezők emellett mindig tartanak maguknál energiaitalt, vizet, egészségügyi csomagot (ragtapasz, fájdalomcsillapító, varrótű) és egy adag jókedvet, hiszen egy mosoly sokszor több feszültséget old, mint bármilyen technikai trükk.
Vészhelyzetekre való kellékek – mert a Murphy-törvény mindig működik
Ha valami elromolhat, az el is romlik – ezt minden rendezvényszervező tudja. Ezért a „titkos táska” tartalmaz néhány olyan tárgyat, amit csak a legváratlanabb pillanatokban vesznek elő:
Esőkabát, nejlon és ponyva – egy hirtelen zápor bármikor jöhet.
Elsősegélycsomag – kisebb sérülésekre, horzsolásokra.
Extra elemek és izzók – hogy ne a sötétben kelljen improvizálni.
Ruhatű, varrókészlet, foltvarró tapasz – ha a fellépő ruhája szakad meg a színpad előtt.
Ezek a kellékek biztosítják, hogy semmi se akadályozza meg a rendezvényt, még akkor sem, ha a természet vagy a technika éppen másként döntene.
